Budget boxing ...

Bij het uitvoeren van projecten heeft de opdrachtGEVER veelal behoefte aan duidelijkheid. Duidelijkheid over wat er wordt gedaan, wat het eindresultaat is, hoe lang dit duurt, etc. In veel gevallen wordt dat ondervangen door met de leverancier, of de uitvoerder van het project, een zogenaamde fixed-price afspraak te maken. Dat betekent dat vooraf helemaal duidelijk is wat er moet worden gedaan, hoeveel tijd dit kost, welke kwaliteit wordt verwacht en uiteraard wat dit kost. Het grote voordeel is dat je als opdrachtgever bij de uitvoer van het project er nauwelijks omkijken naar hebt. Je hebt tenslotte afgesproken wat je wil hebben, waneer je het krijgt en wat het je kost. Het is aan de leverancier om dat binnen die gestelde kaders op te leveren. Op papier werkt zo’n fixed-price constructie heel goed. De praktijk is echter een stuk weerbarstiger, zeker bij IT projecten. Niet zelden is vooraf nog niet helemaal duidelijk waar alles exact aan moet voldoen, is nog niet 100% zeker te stellen hoe lang iets gaat duren. Fixed-price afspraken leiden dan vaak tot ergernis en frustratie, omdat het weinig tot geen ruimte biedt voor nieuwe inzichten (=geen flexibiliteit), geen ruimte voor uitbreiding van scope, geen ruimte voor planning aanpassingen, etc zonder vooraf een pittige en vaak vervelende discussie met elkaar te moeten hebben. Zo’n discussie gaat dan namelijk altijd over verwachtingen versus realisatie, welke bij de start van de discussie al scheef is. Je begint het gesprek dan dus al negatief. Dit is voor mij de reden om in mijn programma’s nooit (IT) projecten met externen aan te gaan op basis van fixed-price afspraken. Ik hanteer altijd liever het principe van de budget-box. Gek genoeg is dit nagenoeg hetzelfde als fixed-price, behalve het ‘fixed’ gedeelte. Je laat een leverancier een (serieuze) inschatting doen van de verwachte werkzaamheden met bijbehorende kosten. Dat doen zij op basis van de informatie die jij op dat moment kunt verstrekken. Dit levert een offerte op. Bij de afspraken die je met de leverancier maakt is dan het uitgangspunt dat de leverancier de opdracht kan uitvoeren conform de door hem opgestelde offerte. Echter, je spreekt ook af dat jullie op gezette tijden bij elkaar zitten om het beschikbare budget te bespreken. Je bekijkt of de ontwikkeling in de richting gaat van wat je graag wil en of het resterend deel van het budget nog voldoende is. Maar, je kijkt ook of je, door voortschrijdend inzicht, de opdracht niet wat wil aanpassen, bijvoorbeeld omdat je extra functionaliteit wil of omdat bepaalde zaken alsnog niet hoeven. In overleg met je leverancier kun je dan bekijken of deze wijziging past binnen de afgesproken budgetbox. Je gaat SAMEN de discussie aan over prioriteiten. Dit kan uiteindelijk leiden tot een gezamenlijke beslissing om of het huidige budget te behouden en bepaalde eerder afgesproken functionaliteiten te laten vervallen ten gunste van nieuwe wensen of om het huidige budget uit te breiden. De budget-box constructie vraagt wel een actievere participatie en bemoeienis van de opdrachtgever. Van de leverancier wordt ook een actieve en frequente rapportage verwacht. Maar samen houden jullie grip en controle op de ontwikkeling in relatie tot wat verwacht wordt. Naar mijn ervaring leidt dit in bijna alle gevallen tot een win-win situatie: de leverancier levert wat jij als opdrachtgever wil hebben! Ik vind dit ook de meest eerlijke variant, omdat je als opdrachtgever op voorhand nog niet alles kunt weten en je van de leverancier niet kunt verwachten dat hij rekening houdt met wat hij nog niet weet. Op deze wijze draag je samen een stuk verantwoordelijkheid en risico. En last-but-not-least: dit levert een ideaal stuurmiddel op, gebaseerd op het bereiken van een doel. Zoals gezegd: win-win.

Ik zoek een programma manager: en nu?De programma manager als TOP coach