Business-IT alignment: ik sta op het hoogste podium!

In den beginne …

Laten we eens bij het begin beginnen. Ooit was IT ondersteunend. Ondersteunend aan de bedrijfsprocessen. Vaak geïnitieerd vanuit de finance afdeling, omdat men daar al zag dat het ‘automatiseren’ van berekeningen een tijdsefficiency teweeg kon brengen en minder foutgevoelig is. Ja, ik weet het. We praten over heel wat jaren geleden. Vandaag de dag is IT niet meer weg te denken. Bij alles wat we doen, wat we zijn en willen worden, speelt IT een belangrijke zoniet cruciale rol. Maar soms lijkt het wel de omgekeerde wereld te zijn geworden: de business is de ondersteuning voor IT geworden. Zonder IT geen business, toch? Of was het zonder business geen IT? “Business-IT alignment” noemen we dat. Een onderwerp dat de gemoederen al meer dan 20 jaar bezig houdt, maar wat ik toch wel, op z’n zachtst gezegd, wat vreemd vind. Want waar draait het nou echt om? Precies: om de business! Aansluiting bij de bedrijfsstrategie is een vereiste, maar aan de andere kant: de maatschappij vraagt om een continue aanpassing van die strategie. Wat is de waarde van de strategie dan? En dit legt vervolgens weer een behoorlijke druk op de eisen die worden gesteld aan IT, zeker als diezelfde maatschappij steeds meer digitaal wordt, steeds meer ‘online’ diensten vereist, 7×24, etc. IT heeft op zichzelf geen bestaansrecht. Een organisatie voert processen uit om gestructureerd toe te werken naar het leveren van een product of dienst. Dat is in de basis mensenwerk. Maar IT kan dat ondersteunen, faciliteren, vereenvoudigen, versnellen, etc. Door bijvoorbeeld inzicht te bieden en / of door werk uit handen te nemen. Ondersteunend dus!! Dit klinkt zo arbitrair, in de trant ‚what’s new?’, maar soms kan het geen kwaad dit nog eens te benadrukken. En toch praten we al ruim 20 jaar over Business-IT alignment, wat het nou eigenlijk is, wat de juiste mix is, hoe de verhoudingen tussen Business en IT moeten liggen, wie mag / moet beslissen, etc, etc. Ik denk dat we nooit een eenduidig antwoord krijgen op wat de beste Business-IT Alignment nou exact is. Er is namelijk geen eenduidig antwoord te vinden, dus ik besteed maar geen energie aan het beantwoorden van die vraag. Wat wel interessant is, daarentegen, is om te bekijken wat nou de gemeenschappelijke kenmerken zijn van die bedrijven die succesvol zijn gebleken in het creëren van de juiste mix tussen Business en IT, die (al dan niet onbewust) een goede Business-IT alignment hebben weten te creëren.

De Business-IT Alignment hoofdonderwerpen

Uit een oud onderzoek van het MIT (Massachusetts Institute of Technology, een zeer gezaghebbend IT Onderzoeksinstituut) uit 2006 is al gebleken dat de kern draait om de volgende drie hoofdonderwerpen:

  1. (Target) Operationeel Model. Hier draait het om wat de strategie van de organisatie is en hoe ze werken / willen werken. De drie kernvragen zijn: wat zijn je bedrijf core-processen, welke processen moet je uitmuntend doen en dus wil / moet je standaardiseren (eenduidig verloop binnen de hele organisatie) en op welke wijze moeten deze processen met elkaar zijn geïntegreerd?
  2. Enterprise Architectuur. Hier draait het om de vraag hoe de eerder benoemde processen zich verhouden tot de niet-core processen, de informatie die nodig is om de processen uit te voeren, welke data hiervoor in de bedrijfssystemen zit en op welke wijze deze systemen benaderbaar en ingezet zijn (voor de kritische lezer: dit is een zeer platgeslagen definitie, want Enterprise Architectuur is een waar vak op zich).
  3. (IT) Engagement & Governance. Hier draait het om de vraag welke competenties er aan IT EN business kant nodig zijn om de juiste beslissingen te kunnen nemen en hoe de beslisstructuur eruit ziet. Wie mag waar wanneer en waarover beslissen en hoe verhouden deze beslissingen zich tot de bedrijfsstrategie?

Een recenter onderzoek van hetzelfde onderzoeksinstituut van eind 2012 / begin 2013 toont nog steeds hetzelfde beeld (weliswaar met andere termen, maar de essentie is nog steeds gelijk). Ik denk dat het daarom veilig is te veronderstellen dat dat beeld anno 2014 nog steeds klopt.

De Volgordelijkheid

De volgordelijkheid van deze drie hoofdonderwerpen is cruciaal. Interessant om daarbij meteen op te merken is dat op nummer één (met stip) het ‚Operationeel Model’ staat, een 100% business vraagstuk. Zonder keuzes te maken die betrekking hebben op het Operationeel Model, is het, in mijn beleving, zinloos om te kijken naar de impact op je IT en je IT organisatie. Je maakt dan keuzes die alleen worden gedreven door kosten en niet door effectieve bijdrage / ondersteuning van de werkwijze van de business. De eerste stap in een optimale Business-IT Alignment is dus het onderzoeken van je huidige Operationeel Model. Wat zijn je core-processen en wat MOET je hier in standaardiseren en in hoeverre zijn ze te integreren? Als je dit afzet tegen de bedrijfsstrategie ontstaat, bijna als vanzelf, een beeld van het gewenste Operationeel Model. De volgende stap in het proces is de vraag stellen: welke ondersteunende processen heb ik en over welke informatie moet ik beschikken om de core-processen uitmuntend (!) uit te kunnen voeren? En beschik ik daar dan ook over? Het antwoord op die vragen biedt inzicht in de verhouding tussen (IT) noodzakelijkheid en aanwezigheid. Doen we dingen die we moeten doen wel goed genoeg en hebben we ook voldoende ondersteuning om dat goed te doen? Dit levert de high-level eisen op waaraan de IT huishouding moet voldoen. De laatste stap heeft te maken met een continue proces. Business-IT Alignment is een constant lopend proces, omdat omstandigheden en technologieën aan de lopende band veranderen. Betrokkenheid en beslissingsbevoegdheid is hierbij cruciaal om dat proces gaande te houden. Elke beslissing moet tegen het licht van de bedrijfsstrategie worden gehouden. Voor alles moet een valide business case zijn. En een business case zegt iets over de vraag in hoeverre de te nemen beslissing bijdraagt aan de bedrijfsstrategie. Met IT dus net zo. Bijna elk project heeft tegenwoordig wel een IT poot. Dus de vraag in hoeverre IT bijdraagt aan de bedrijfsstrategie is dus helemaal zo gek nog niet. Deze beslissingen moeten wel door de juiste persoon worden genomen op basis van de juiste informatie. Daarom is betrokkenheid en vooral governance zo belangrijk, omdat dat inzichtelijk maakt wie waar over kan en mag beslissen.

Tot slot: het beoefenen van topsport

Het proces van Business-IT alignment is hetzelfde als het bedrijven van topsport: Het hoogste podium bereik je niet van de ene op de andere dag. Als je je concurrenten wil verslaan, dan zul je in beweging moeten blijven, moeten blijven oefenen, tactieken uitproberen, leren van gemaakte fouten, vallen en opstaan, investeren. Totdat je op een zekere dag beseft: ik sta op het hoogste podium.

Ontbreken strategie laat IT afdelingen hyperventilerenInnoveren zonder ICT fundament = bouwen op drijfzand